Documentation et intelligence artificielle

Les IA génératives peuvent enrichir en profondeur nos pratiques professionnelles. Pour exploiter leur potentiel de synthèse et d’analyse constructives, nous devons repenser notre rapport à la documentation de nos activités.

Des changements anthropologiques

Avec l’usage qui est désormais démocratisé dans la vie personnelle et la vie professionnelle des intelligences artificielles génératives, que ce soit pour des recherches, la traduction, les conseils quotidiens et de vie, l’apprentissage, la rédaction, la création, l’automatisation de tâches, etc., je crois qu’il est temps à cette étape d’envisager pour les structures, et notamment les structures culturelles, de bonnes pratiques collectives dans l’usage de ces technologies. Je sais que certain.e.s ne se sentent pas encore concerné.e.s, car n’utilisent pas encore les IA. Oui, mais on ne peut que constater que la jeunesse vit avec, l’IA fait désormais partie de son milieu d’existence, de ses pratiques et références, donc le monde change. En ce milieu d’année 2025, bientôt trois ans après l’arrivé de ChatGPT, il est certain que nous sommes au début d’un changement anthropologique profond sans retour, malgré ses risques écologiques.

Je pense qu’il est toujours utile d’anticiper, non pas bêtement pour « rester dans la course » sans savoir pourquoi on court, mais plutôt pour comprendre comment ces technologies permettent de produire d’autres choses et autrement, au profit de la communauté humaine.

Tous les métiers semblent devoir être impactés dans le futur par l’intelligence artificielle, on craint d’être remplacés par des machines qui formateraient la vie plus qu’elle ne l’est déjà. Mais à mon sens, la vraie question, face à une évolution technologique qui amène des usages humains nouveaux, c’est cette évolution des usages et des besoins des personnes. Le vrai sujet, ce n’est pas que les métiers vont être remplacés, c’est que les activités humaines sont enrichies, modifiées, non pas directement par les technologies, mais par les usages humains qui sont produits avec les technologies, qui rencontrent la sociologie et les milieux de vie.

Ce qui est magnifique dans l’humanité, c’est sa capacité à évoluer, à s’enrichir, à découvrir, toujours. Ainsi les métiers, les activités humaines concrètes, se réinventent. Et pour produire d’autres choses, on doit travailler autrement, technologies ou non. De tout temps, de nouveaux métiers se sont inventés pour fabriquer d’autres choses, car il y avait besoin de ces autres choses. Et à l’inverse, de façon complémentaire, la survenue de nouvelles technologies a aussi permis de créer d’autres choses. Il s’agit d’une dialectique entre les techniques et les usages. Nous sommes aujourd’hui, avec les intelligences artificielles, à un moment de choix, de positionnement précis sur ce que nous voulons faire d’autre et sur comment nous voulons le faire.

La capacité de synthèse et de déduction des IA

Les intelligences artificielles génératives donnent au départ des résultats extrêmement standard, désincarnés, statistiques, faits de moyennes et non pas de partis pris. C’est très peu intéressant dans le cadre professionnel, cela reste anecdotique, même si cela peut doper la productivité ici et là. On voit des emails complètement bateau rédigés par l’IA, des textes insipides, des images affligeantes de conformisme… Par contre, dans les organisations, l’un des très grands atouts des intelligences artificielles, c’est leur capacité de synthèse de documents (écrits, images, audio, vidéo, web). A partir de ces synthèses, les intelligences artificielles sont en mesure, grâce à leur capacité de raisonnement, de proposer des plans d’action, des suggestions vraiment pertinentes, constructives et singulières au sujet. Je me concentre ici sur ce sujet. Un autre sujet, l’automatisation de tâches, méritera un autre article.

Si les intelligences artificielles sont nourries des documents spécifiques à une organisation, elles vont pouvoir, par leur capacité inhumaine de synthèse, ouvrir des portes d’enrichissement des activités, ouvrir de nouvelles pistes de travail, détecter des tendances, faire des propositions, etc., de façon extrêmement constructive, à un point sans précédent.

Mais pour que cette puissance d’enrichissement puisse exister, nous autres êtres humains devons adopter une nouvelle manière de faire, qui est à construire : c’est documenter beaucoup plus toutes les activités de notre structure. Il s’agit de photographier, faire des récits, enregistrer l’audio, collecter des documents et bien classer tous ces corpus afin de pouvoir les faire traiter par des intelligences artificielles, qui pourront en déduire des pistes de travail que nous n’aurions pas pu trouver par nous-mêmes. C’est extrêmement riche et cela peut permettre de renouveler beaucoup de choses, en s’appuyant sur l’histoire particulière de l’organisation et de ses activités, et en approfondissant les singularités des métiers dans lesquelles nous sommes engagés.

De nouvelles compétences à développer

J’insiste encore : cela demande un travail nouveau de documentation vaste des activités, pour le moment très peu investi dans les pratiques professionnelles. Il s’agit de scanner les documents, nommer les fichiers, bien les classer, faire des enregistrements audio, leur appliquer de la reconnaissance vocale de qualité, établir des synthèses et des récits, archiver les échanges d’emails importants entre des personnes, conserver les traces et les versions des textes, documents de communication, etc. C’est une responsabilisation nouvelle et c’est un travail de documentaliste, finalement, qui à mon avis est une nouvelle compétence à cultiver par les humains, au sein de tous les métiers. Il s’agit de préparer des corpus et de les structurer, afin que l’IA puisse en tirer le meilleur parti.

C’est simple à dire, mais ce n’est pas du tout simple à mettre en œuvre, car oui, les IA ont ces immenses capacités de synthèse, mais elles ont aussi leurs limites de capacité de traitement, en fonction des choix d’agents IA que nous faisons, et en fonction de la puissance que nous leur allouons. La façon de fonctionner des IA génératives, c’est de prendre tous les documents ensemble dans leur mémoire vive, et si les documents sont nombreux cela va demander une très grande mémoire (capacité que n’ont pas tous les services d’IA), et par la présence conjointe de tous ces éléments dans la mémoire, l’IA peut mettre tout en relation, faire des synthèses et des déductions, qui prennent tout en compte, c’est bien cela qui dépasse les capacités humaines, et ouvre de nouvelles portes aux humains.

On va souvent se retrouver aux limites des capacités des IA, ce qui fait qu’on peut les voir produire des résultats assez déplorables avec ce type de demandes. Il faut apprendre à construire un cheminement pour les IA, qui consiste en des synthèses successives par étapes. Par exemple, plutôt que de verser directement l’audio d’une réunion dans un corpus, faire faire d’abord la reconnaissance vocale de la réunion, ce qui produit un très gros document avec beaucoup de « bruit », beaucoup de choses inutiles. Donc, à partir de cette reconnaissance vocale d’une réunion, on va demander à une IA d’en faire une synthèse, mais une synthèse la plus complète possible, et car une synthèse trop réduite ne fournirait pas un matériau suffisamment singulier. Puis, ce seront ces synthèses dont on pourra nourrir l’IA pour demander des conseils sur des pistes stratégiques, sur de nouvelles activités à développer, sur quel public contacter, sur quel type de nouveaux articles écrire, quel livre publier, comment respecter les droits culturels, etc.

Ces enrichissements très prometteurs de la part des IA ne sont possibles que grâce à une documentation très détaillée, structurée et validée au fur et à mesure par l’humain. Alors l’IA va nous permettre non pas d’être plus productif, mais d’être plus exact, d’être plus profond, d’être plus constructif par rapport aux objectifs de nos métiers. Cela modifie assez profondément les métiers, car on n’a pas l’habitude de détailler autant la documentation de nos activités, de nos processus, nos enquêtes, nos erreurs et atermoiements (documenter les résultats ne suffit absolument pas). Les apports, dans tous les domaines, peuvent être sans précédent, et vraiment au service des êtres humains.