La parole à l’assaut du PowerPoint

Les présentations PowerPoint nuisent à l’intelligence collective en figeant les échanges, c’est connu et documenté, et pourtant elles restent un presque incontournable. Voici des pistes de compréhension et d’action pour des échanges collectifs plus utiles.

Pourquoi une telle hégémonie des présentations PowerPoint ?

Bien des réunions importantes sont structurées depuis plus de 35 ans maintenant avec l’aide d’un outil, le logiciel PowerPoint de Microsoft, qui a fait des émules. On en trouve des clones chez d’autres éditeurs, y compris dans le domaine du logiciel libre, avec LibreOffice Impress, par exemple.

Ce que je propose de questionner ici, pour apporter des pistes d’amélioration, ce n’est pas spécifiquement un outil, PowerPoint, mais la manière dont il est utilisé dans le cadre des échanges collectifs, et les grands problèmes me semble-t-il que cette utilisation produit pour l’intelligence collective. La présentation PowerPoint a de nombreux défauts, elle minore les capacités d’intelligence collective du groupe rassemblé et affecte de façon importante l’utilité des réunions et autres événements qu’elle contribue à structurer. Cela est régulièrement discuté, documenté, et je voudrais apporter une contribution constructive au réinvestissement de la fonction de la parole dans les groupes humains.

Une critique argumentée, depuis longtemps

Pour des références critiques sur le logiciel PowerPoint, je renvoie au livre La pensée PowerPoint : enquête sur ce logiciel qui rend stupide de Frank Frommer, 2010, aux plusieurs publications du statisticien Edward Tufte, à plusieurs généraux de l’armée américaine (James Mattis ou Herbert Raymond McMaster, qui se sont publiquement exprimés sur le sujet), ainsi que plus récemment à Patrice Bessac, maire de Montreuil-sous-Bois lors d’une intervention radiophonique. La page Wikipédia au sujet de PowerPoint est d’ailleurs assez édifiante et ferait bien, à mon avis, d’être lue par les personnes qui utilisent PowerPoint en croyant bien faire.

Edward Tufte va même jusqu’à incriminer la modalité de pensée et d’interactions produites pour les présentations PowerPoint comme l’une des principales raisons qui ont conduit à la désintégration en vol de la navette Columbia, le 1^er février 2003. Le maire de Montreuil-sous-Bois, Patrice Bessac, va même jusqu’à interdire purement et simplement les présentations PowerPoint pour les réunions afin qu’elles redeviennent efficaces, productives et sources d’intelligence collective plutôt que d’ennui, de formatage de la pensée et d’immobilisme.

Mais pourquoi alors continuons-nous de façon très généralisée à utiliser PowerPoint ? Il y a ce qu’on dit habituellement et je vais y apporter un nouvel élément.

Ce qu’on dit habituellement, c’est que la présentation PowerPoint est extrêmement rassurante. Elle structure la présentation à suivre. Mais à vrai dire, elle n’est rassurante que pour l’orateur. Ceux qui écoutent sont rassurés par un orateur qui fait bien son travail, PowerPoint ou non. Mais il y a une telle habitude d’être face à des PowerPoints qu’en effet, une réunion sans PowerPoint peut sembler ne pas être une « vraie » réunion, ne pas être une réunion sérieuse, construite, efficace, professionnelle…

Et puis il y a évidemment mille manières d’utiliser l’outil PowerPoint. Ceux qui l’utilisent pour faire une présentation Pecha Kucha (présentation de 6 minutes 40 pendant lesquelles se succèdent 20 photos pendant 20 secondes chacune, sans aucun texte sur les images, et qui sont un support pour une présentation variée, vivante, étonnante sur un sujet) sont plutôt extrêmement vivants.

Certains, et c’est le pire évidemment, écrivent tout sur le PowerPoint. Il y a de grandes listes, des documents, et pendant la réunion, ils ne font que lire ce qui est affiché à l’écran. C’est presque une débilité, car les personnes qui sont dans la salle savent lire ! Quelle est la portée de la parole si elle ne fait que répéter ce qu’on peut déjà lire par soi-même ?

Et puis, pour la plupart des usages un peu plus raisonnés tout de même, grâce au document PowerPoint, on voit à l’écran les documents et les informations principales, une structure d’avancée dans le raisonnement, et l’orateur s’en sert de support pour une parole qui va bien au-delà de ce qui est montré à l’écran.

La symbolique de la réunion « importante »

Le premier grave problème de cela, avant que j’en arrive à ma contribution nouvelle sur le sujet, c’est la réduction des interactions possibles avec l’auditoire. Car comme la présentation PowerPoint est préfabriquée, l’auditoire a très peu de place pour s’exprimer. Alors que leur expression pourrait amener le sujet vers un endroit plus important, plus intéressant car il s’agit d’une réunion, d’une construction collective.

Je parle de la présentation PowerPoint dans le cadre d’un échange entre des êtres humains. Envoyer un fichier PDF comme envoyer un article ou un livre pour que les personnes puissent en prendre connaissance de façon individuelle, et construire ces documents avec le logiciel PowerPoint, pourquoi pas. PowerPoint, dans ce cas permet de créer de jolis documents graphiques assez facilement, et les propose à la lecture, et c’est très bien. Le problème réside dans le fait d’utiliser cette logique figée de l’écrit pour un moment où on a rassemblé des personnes. Donc si on rassemble des personnes c’est bien pour que ces personnes interagissent et créent ensemble quelque chose de plus grand que ce qui venait de la personne toute seule, sinon autant s’envoyer des documents et ne pas se rassembler et puis s’envoyer nos commentaires ou alors lire les documents en amont et puis se rassembler uniquement pour en discuter.

Le problème bien identifié de la présentation PowerPoint est la réduction des potentialités d’échange et de coopération sur le moment. Alors en effet, s’il s’agit d’une présentation magistrale devant des milliers de personnes, il n’y a pas de possibilité d’interaction. Et dans ce cas-là, pourquoi pas. Mais justement, on va employer, dans le cadre de petits collectifs, une méthode qui est efficiente dans le cadre d’un grand collectif dénué d’interactions. Donc, la présentation PowerPoint gagne là une forme d’aura symbolique, associée au fait que les « grandes » réunions sont faites avec PowerPoint. Et on va appliquer les mêmes méthodes à nos « petites » réunions, pour leur apporter un gage de sérieux, de professionnalisme, comme si elle était des « grandes » ! C’est là l’erreur : ne pas avoir pris en compte le contexte, c’est un vrai problème de confiance en soi. Et surtout, ce faisant, c’est de fermer la porte aux potentialités d’enrichissement mutuel, qui est ce qu’on peut attendre de mieux d’une réunion.

Et pourquoi cela produit un tel ennui ? C’est qu’utiliser une présentation PowerPoint pour 6 minutes 40 ou pour une présentation courte devant une immense assemblée efficace ou pour une conférence TED de 12 minutes comme support de la parole, cela fonctionne très bien. Mais pour une réunion de deux heures, ou pour une formation de deux jours… sans s’en rendre compte, en croyant valoriser ce qu’on fait, on en pervertit l’essence.

La double fonction néfaste des présentations Powerpoint

Ce que je voudrais apporter, que je n’ai pas lu jusqu’à présent dans les critiques des présentations PowerPoint, c’est le fait que, et pourtant on le sait bien, la présentation PowerPoint a en réalité deux fonctions,et c’est là une très grande brèche :

• D’une part, la fonction de structurer une réunion,
• D’autre part la fonction d’être le livrable de la réunion : « Vous nous enverrez le PowerPoint ! »

Donc, grâce à la présentation PowerPoint, on se croit très efficace, très professionnel car on fait d’une pierre deux coups !
On prépare la réunion, on prépare le déroulé de la réunion, parfois même des personnes qui veulent que ce soit interactif mettent dans leur PowerPoint des « slides » où il est écrit : « dix minutes d’échange libre ». C’est écrit dans le PowerPoint. Donc ils essaient, malgré le PowerPoint, de créer des moments qui soient interactifs. Grâce à cela, ils se sentent sérieux, professionnels, légitimes. Et ce d’’autant plus que le PowerPoint est la trace tangible de l’existence de cette réunion et de ce qui s’y est passé. C’est donc une validation qu’on a vraiment travaillé, puisqu’on en a le contenu dans la présentation, ce qu’on nomme le « livrable ». En effet, il est utile d’avoir un écrit après une réunion, pour pouvoir partager et construire la suite. Comme on dit, les paroles s’envolent, les écrits restent. Mais le vrai problème, c’est que cet écrit-ci a été fait préalablement à la réunion.

Le PowerPoint vient éviter d’avoir à faire un compte-rendu de la réunion. Il est à la fois l’élément structurant de la réunion elle-même et il en reste le compte-rendu. Mais ce que cela fabrique, c’est que cette réunion aura été tout bonnement inutile en tant que réunion ! Je ne dis pas que les informations présentes dans le PowerPoint ou dans ce que disait l’orateur sont des informations inutiles. Elles peuvent être tout à fait importantes et utiles. Mais pourquoi lors d’une réunion, si personne ne pouvait apporter quelque chose de plus ? Et s’il s’est passé des choses en plus, on n’en a pas trace, par contre, puisqu’il ne reste que le PowerPoint originel.

On a donc une réunion préparée grâce à un PowerPoint, animée grâce à un PowerPoint, dont la trace qui reste est ce PowerPoint préalable. Mais qu’est-ce qui a été transformé grâce à la présence de toutes ces personnes présentes pendant cette réunion ? Là, on n’en a strictement aucune trace. C’est très grave, car il s’est forcément passé des choses pendant cette réunion, qui auraient pu apporter beaucoup, et c’était l’objectif.

C’était l’objet de la critique d’Edward Tufte sur l’enquête après le décollage de Columbia le 16 janvier 2003, qui PowerPoint après PowerPoint, par la simplification de la pensée que cet outil apportait, a finalement perdu en route le vrai sujet du problème, dont les traces des réunions ne tenaient pas compte, vu qu’il avait été apporté en cours de réunion. Les informations sur la cause du futur accident étaient connues et documentées, mais n’ont pas été prises en compte dans le « flux de pensée simplifiée » des présentations Powerpoint. Cela a abouti au fait que le problème n’a pas traité et qu’à la rentrée dans l’atmosphère de la navette 15 jours plus tard, le 1^er février 2003, la navette spatiale s’est désintégrée en vol.

La présentation PowerPoint rassure donc, et surtout elle essaie d’éviter la puissance de la parole, la puissance transformatrice de la parole, qui fait toujours peur, mais qui pourtant, est ce qui permet de changer le monde. Et si on se réunit, c’est bien pour être utile collectivement, c’est bien pour faire avancer le sujet sur lequel on travaille ensemble. Ce n’est pas juste pour valider ce que la personne qui a écrit le PowerPoint postule, sinon à quoi sert notre présence dans cette réunion ?

La parole à l’assaut de la présentation PowerPoint

Je propose que la parole vienne à l’assaut de la présentation PowerPoint ! Organiser la parole entre des êtres humains, c’est évidemment beaucoup plus difficile, compliqué, dangereux, aventureux, créatif, productif, transformateur, que simplement préparer une présentation PowerPoint, ce qui peut prendre beaucoup de temps d’ailleurs, mais n’est pas un vrai travail. Laisser la place à la parole représente en fait beaucoup plus de travail que faire une présentation PowerPoint, car on perd le fantasme de maîtrise, souvent associé à tort à une compétence, et on peut craindre que la réunion aille dans tous les sens, ne produise rien.

En effet, il est beaucoup plus difficile de préparer, d’animer et de restituer une réunion sans PowerPoint, où chacun a sa place de contributeur et où certains contribuent peut-être plus que d’autres. Mais si on part dans cette aventure pas rassurante, on va devoir travailler plus. On se sentira beaucoup plus sur le fil, en danger. On devra inventer des dispositifs d’interaction. On devra trouver des moyens de rassembler les idées, pour faire commun à partir de tous les dissensus des pensées des uns et des autres. On devra réguler les temps de parole.

Mais ainsi, si on met ce niveau d’exigence, peut-être qu’on fera moins de réunions, mais que chaque réunion sera beaucoup, beaucoup plus préparée qu’avec un PowerPoint, même si elle ne le semble pas, car elle n’a pas son livrable déjà fait. Peut-être que notre travail préparatoire consistera en des notes sur des papiers éparpillés, des intentions, des idées, d’organisation qu’on va peut-être changer en cours de route en fonction de ce qui se passe ; cela semble moins « sérieux » qu’une présentation PowerPoint, mais ça l’a beaucoup plus ! Et ainsi, chaque réunion sera sans doute un vrai moment de transformation utile grâce au pouvoir immense de la parole, si elle est donnée, si elle est organisée. Les présentations PowerPoint, sans le vouloir généralement, muselent la paroles.

J’ai une petite suggestion que j’emploie très souvent et qui fonctionne très bien, c’est, pendant que les personnes échangent, de prendre en note, à l’écran, en mind mapping, tout ce qui se dit. Ainsi, nous proposons une structure à la réunion, qui se construit grâce aux interventions des personnes présentes. Nous ouvrons aux apports des uns et des autres. Et en parallèle, nous notons à l’écran tout ce qui se dit, ce qui fait que les personnes peuvent voir la pensée collective se structurer, et elles peuvnet intervenir dessus, demander des corrections.

L’idéal est d’avoir deux écrans, un écran pour la prise de notes et un écran pour montrer les documents, qui peuvent être tout à fait nécessaires dans une réunion.

Le fait que la prise de notes soit visible collectivement fait que cette prise de note est en quelque sorte la synthèse de la réunion qui est faite en direct via la contribution de tous, car ils la voient en train de se faire. Et je préfère largement des documents préparés, des images, par exemple, avec une numérotation, pourquoi pas, qu’on envoie les uns derrière les autres. Il est très facile d’aller dans la liste en chercher un autre et de changer d’ordre si jamais ce qui s’est passé pendant la réunion l’impose. Alors qu’avec un PowerPoint, bien souvent, les personnes se retrouvent quand même à devoir changer l’ordre, fort heureusement. Mais ils font défiler leur PowerPoint en avant et en arrière, c’est-à-dire qu’on sent cette prison du formatage préalable, alors que si on a tous ces documents dans un dossier dont on voit des vignettes, eh bien on peut les enchaîner dans l’ordre préétabli ou changer d’ordre. On reste libres.