Mind-mapping collaboratif

Le mind mapping collaboratif est une méthode de prise de notes visuelle et arborescente, projetée en temps réel lors de réunions ou formations. Cette approche favorise l’intelligence collective en légitimant les contributions et créant une trace partageable immédiatement.

Qu’est-ce que le mind mapping ?

Le Mind mapping (« cartes heuristiques » en français) est une technique formalisée sous ce nom par le psychologue anglais Tony Buzan dans les années 1970. Elle consiste, au départ, à utiliser une simple feuille de papier pour écrire son sujet principal au centre, puis les sujets secondaires qui en découlent et les sujets sous-secondaires, de façon arborescente, en ajoutant des notes synthétiques et en faisant des schémas ou des dessins associés à chaque note. Cela permet de mettre en forme l’arborescence de la pensée. Et grâce à l’association du texte et du dessin, on peut mémoriser très facilement ce qu’on a mis par écrit et ce qu’on a mis en relation. Les sujets sont en relation de façon « organique ».

C’est au départ un outil de mémorisation, qui aide à apprendre des leçons scolaires, par exemple. Au lieu d’en faire une liste, on va, pour Henri IV par exemple, écrire Henri IV au centre, puis l’époque, la politique, les arts, la famille, etc, autour. Et dans chaque sous-thème, on va pouvoir développer, étape après étape. Notre pensée fonctionne de façon arborescente et non pas linéaire. Biologiquement, même les liens entre les neurones sont des formes d’arborescence.

Des logiciels de mind mapping ont été conçus à partir de la fin des années 90 et permettent une prise de notes ou des brainstormings de façon très facile. On peut noter des idées qui s’enchaînent de façon arborescente. On peut très facilement les déplacer, on peut ouvrir ou fermer des branches. C’est un outil très utile quand on jette des idées, quand on veut faire des plans, quand on veut aborder tous les angles d’un sujet, par exemple.

Le mind mapping pour l’intellligence collective

Ici, je partage une méthode que j’emploie depuis plus de 20 ans en collectif, que j’ai nommée le mind mapping collaboratif. Elle a fait ses preuves dans des démarches de création collective, de formation professionnelle, de gestion de projet, de conférences et tous types d’espaces d’intelligence collective. C’est un outil que j’utilise presque à chaque fois dans les présentations publiques ou les animations que je fais.

La méthode de base consiste, pendant que des gens parlent d’un sujet, à prendre des notes en mind mapping de tout ce qui se dit. Cette prise de notes est partagée publiquement, via un vidéoprojecteur, qui doit faire la plus grande image possible, afin que le groupe de personne soit presque immergé dans l’écrit. Ainsi, les participants voient leurs pensées prises en note à l’écran au fur et à mesure, de façon hiérarchisée, avec les différents thèmes qui se succèdent et s’articulent. Les uns et les autres peuvent ainsi contribuer, avec sous les yeux l’ensemble de la pensée qui leur est visible. Cette pratique a plusieurs intérêts :

• Cela légitime la pensée, c’est-à-dire que ce que quelqu’un dit est écrit, donc cela a de l’importance, cela ancre, institue la valeur de ce qui se dit dans ce moment de partage. Cela lui donne de l’importance pour après, mais aussi sur le moment même. Ainsi, les participants sont plus investis dans l’importance de ce qui se joue dans le présent et donc sont invités à contribuer avec plus de profondeur.
• Nous pouvons, juste après le moment d’échange, partager immédiatement cette synthèse à tout le monde. On n’a pas à attendre 15 jours que quelqu’un fasse la synthèse. Aujourd’hui, des synthèses peuvent être faites beaucoup plus rapidement avec des intelligences artificielles, mais pour le moment encore, ce n’est pas très au point. Le mind mapping fait une synthèse, une trace partageable immédiatement, ce qui a beaucoup de valeur : en effet, on a travaillé pendant un certain temps sur un sujet et ensuite, dans l’avenir, on passera à d’autres sujets. Donc le fait de pouvoir partager rapidement une prise de notes instituante et qualifiante permet de mieux transformer, de mieux exploiter et intégrer ce qui s’est dit pendant le moment d’échange.
• Comme les personnes voient au fur et à mesure ce qui s’écrit de leur pensée et de la pensée des autres, ils peuvent y apporter des corrections, en direct. Ils peuvent intervenir et dire : « Ah, non, là, il y a une faute » ou « Ce n’est pas exactement ça que je voulais dire. » Ainsi, c’est sur le moment que se passe la validation collective de la synthèse future de ce qui s’est élaboré dans le collectif, et c’est très démocratique et très constructif en termes d’intelligence collective, car cela responsabilise les personnes présentes sur la trace qui va rester de leur échange. Cette trace se constitue devant eux, et ils peuvent tout à fait demander à la personne qui est scribe de modifier des choses. La dimension collective de l’intelligence est donc clairement identifiée.
• Cela peut permettre plus facilement de raccrocher à un sujet par rapport auquel on arriverait en cours de route ou dont on a manqué un morceau ou dont on n’a pas pu voir la fin. C’est aussi un écrit qui fait lien sur le moment, même par rapport aux décrochages qui peuvent être possibles pour les uns et pour les autres. Et je ne parle pas de l’inattention, mais cela aide beaucoup pour cela aussi. J’ai déjà eu des retours de personnes notamment qui ne parlaient pas forcément très bien le français et qui, grâce à cette prise de notes en direct, ont pu mieux écouter ce qui se disait. Cela a pu être un support à leur écoute.

Usage dans le cadre de la formation professionnelle

Il y a un grand nombre de méthodes dans le champ de la formation professionnelle, mais une méthode couramment employée, c’est le PowerPoint, c’est-à-dire un document préétabli qui signifie, de façon plus ou moins redondante par rapport à ce qui est dit, le déroulé exact des 2 heures de formation, par exemple, étape après étape. Il y a eu cette conception préalable du déroulé pédagogique.

Pourquoi pas, mais cela présente plusieurs dangers. Le premier danger est que les personnes présentes reçoivent le message que quoi qu’il se passe, quoi qu’ils fassent, quelle que soit leur contribution pendant la formation, de toute façon, le déroulé pédagogique ira au même endroit. C’est-à-dire qu’on leur envoie le message qu’ils n’ont aucun impact, aucune compétence sur le sujet sur lequel précisément on veut leur proposer de devenir compétents ! C’est pourtant le but d’une formation professionnelle. Et donc, le document figé préalable n’a rien de mnémotechnique, il est complètement extérieur aux personnes qui participent à la formation.

Si on se replace dans la finalité d’une formation professionnelle : c’est de faire faire un chemin aux participants pour devenir plus compétent sur un sujet. Ce n’est pas écouter un cours magistral, car écouter des informations qu’on nous donne n’a pas grand-chose à voir avec ce qu’on en retient.

Exemple chez Arte France

Je prends en exemple des formations que j’animais pour la chaîne Arte à l’époque de la bascule vers le numérique et de la double activité télévisuelle et web de la chaîne qui se construisait. J’ai animé de nombreuses formations pour accompagner les personnels du côté télévision à s’approprier des concepts techniques et méthodologiques du secteur du numérique. Et il y avait énormément de mots, par exemple, qu’ils ne comprenaient pas. Ils avaient besoin de s’approprier ces nouvelles méthodes, ces nouvelles techniques, ces nouveaux langages.

On m’avait donné un PowerPoint dont il n’y avait qu’à tourner les pages pour, en une journée, couvrir l’entier sujet de la formation, la somme des informations que les personnes devaient recevoir. Mais entre recevoir des informations et les intégrer, encore une fois, ce n’est pas du tout la même chose ! Et puis, pour les participants, cela peut être assez soporifique. J’ai pris le contre-pied avec le mind mapping. Je savais exactement l’ensemble des informations que j’avais pour mission de leur transmettre, mais plutôt que d’imposer ma logique personnelle, je proposais en début de journée de faire une liste de questions, de problèmes, de mots inconnus, de choses qui bloquaient parce qu’ils avaient déjà été confrontés à cet univers numérique, assez mystérieux pour eux à l’époque.

Donc j’ai commencé simplement par noter à l’écran, en mind mapping, les questions, les mots qu’ils ne comprenaient pas, les problèmes qu’ils avaient, etc. Donc la structure qu’on voyait à l’écran venait d’eux. C’étaient eux, ce n’était pas moi. Je n’avais rien imposé, cela venait d’eux.

Puis moi, sachant où je voulais arriver, je démarrais par un sujet en concertation avec eux. « Est-ce que ça vous va qu’on démarre sur ce sujet ? » « Oui, oui. » Et donc je tirais les fils à partir de ce qui était venu d’eux et dans l’interaction avec eux, parce que des questions pouvaient survenir au fur et à mesure. Et on filait en mind mapping, les sujets de façon hiérarchique. On creusait au fur et à mesure. Et une fois qu’on avait à peu près couvert un aspect, je passais à un autre sujet. Et ainsi de suite pendant toute la journée. Charge à moi d’être ouvert à ce qui venait d’eux tout en n’oubliant pas des parties importantes qui étaient dans les objectifs de la formation, bien sûr. Mais comme c’était un sujet que je connaissais très bien et que les objectifs étaient clairs, je faisais la mise en relation des sujets.

C’est-à-dire qu’on arrivait aux objectifs par des chemins qui étaient les chemins empruntés par ce groupe, chemins très singuliers. Et à la fin de la journée, tout de suite après, au lieu de recevoir un livrable formaté qui n’avait rien à voir avec leur vécu, ils recevaient un fichier PDF de plusieurs pages avec la page d’accueil, puis les grands sujets et puis les sous-pages où on creusait chaque sous-sujet.

On peut évidemment afficher la mindmap sur une seule page, mais cela fait une page énorme ! Ce n’est pas lisible sur une seule page A4, bien sûr. C’est pourquoi j’en fais un PDF de plusieurs pages.

Au fil de la journée, je réorganisais la carte en concertation avec eux. J’étais parti de leurs sujets, et petit à petit, j’en avais rassemblé certains, on avait trouvé d’autres sujets qui étaient devenus en cours de route principaux, etc. La pensée s’était construite et écrite collectivement pendant la journée. Donc, ce document, c’était le leur. C’est moi qui en avais été l’architecte, si je puis dire, ou plutôt le maçon, et c’est eux qui en étaient les architectes.

Ce qui m’a intéressé à l’époque, c’est que j’ai fait de nombreuses formations sur le même sujet pour des groupes distincts chez Arte France, et l’objectif de ces formations était toujours à fait le même. Mais en fonction des groupes, à objectif rempli à chaque fois, les cartes n’avaient pas du tout la même structure. Pour certains groupes, certains sujets étaient un peu plus approfondis que les autres. L’ensemble des sujets était toujours couvert, mais avec des manières d’y entrer tout à fait singulières à chaque groupe.

Est-ce difficile ?

Il y a une inquiétude qu’on peut avoir par rapport à cette technique : ce n’est pas évident d’animer une réunion et en même temps de noter à toute vitesse ce qui se dit. Oui, c’est difficile. Je ne dis pas que c’est facile, mais c’est une pratique qui s’expérimente et qui s’apprend. Les logiciels de mind mapping sont très simples d’emploi : c’est la touche Entrée pour créer un nouveau sujet et la touche Insert pour créer une nouvelle branche dans l’arbre. C’est vraiment extrêmement simple d’emploi. Une fois qu’on y est un petit peu rompu, cela fonctionne bien. C’est une technique que j’ai souvent transmise, notamment lors d’une recherche-action dans laquelle il y avait 5 groupes de personnes qui travaillaient en parallèle sur de l’intelligence collective. J’avais fait travailler des étudiants de Master à Paris 7, à qui j’avais transmis la technique, et ils prenaient des notes en mind mapping pendant la réunion. Cela a très bien fonctionné : ils n’avaient jamais fait ça avant, ils se sont entraînés un petit peu, et on a eu des documents synthétiques de très bonne qualité. Bien sûr, à partir de ces documents, on peut exporter en format PDF, mais aussi en format Word, etc. Cela dépend des outils.

Ce que je n’arrive pas à faire, par contre, c’est noter pendant que moi-même je parle.

Les outils de Mind Mapping

Personnellement, j’utilise le logiciel commercial MindManager, auquel je suis très habitué et qui me convient bien. Mais il y en a d’autres, bien d’autres. C’est un outil très courant maintenant. Il y en a un que je vous conseille, qui s’appelle Freeplane, qui est quasi aussi ergonomique que MindManager dans l’usage, je trouve, et qui est capable de faire des exports de très bonne qualité, notamment en format XML. C’est un très bon outil, Freeplane. Il y a aussi Xmind, qui est un logiciel payant, mais qui peut fonctionner de façon gratuite avec une limitation : il ne peut pas exporter en format PDF. Mais ce n’est pas une limitation en réalité aujourd’hui, car il suffit d’imprimer, et maintenant, dans le menu d’impression, on peut imprimer dans un fichier PDF. Donc, ce n’est pas une limitation. Il y a aussi le logiciel FreeMind, qui est très spartiate à mon sens, assez historique, et que je trouve personnellement assez minimal.

Je dirais que dans tout cela, la version gratuite de FreePlane, c’est peut-être le mieux. Mais après, l’outil qu’on trouve le mieux, c’est celui auquel on est habitué. Moi, je suis habitué à MindManager depuis 20 ans, et je me sens à mon aise avec celui-là.

Note technique concernant l’export en fichier PDF multipage

Facile à dire, mais une MindMap, c’est un arbre qui peut être très grand. Donc, si on l’exporte en PDF en une seule page, chaque partie va être toute petite. Bien sûr, sur un ordinateur, on peut se déplacer dedans, zoomer, etc. Mais si on l’imprime, à part si on l’imprime sur une très grande feuille de papier, ça va être tout petit, donc difficile à lire. Personnellement, je préfère faire des exports PDF multipage. Comment je fais pour ça ? Eh bien, je replie la MindMap et je l’imprime en PDF. Donc, c’est la page 1 du PDF. Ensuite, il y a ces fonctions-là dans MindManager : je masque des sujets pour que ça fasse une page, mais que ce ne soit pas trop petit, que ce soit suffisamment lisible, et j’imprime en PDF ce seul sujet ouvert. Ça, c’est un autre fichier PDF, la page 2, et ainsi de suite. Je fais comme ça, page après page, en dépliant, repliant, masquant, affichant. Donc, on a la première page, c’est l’ensemble, et ensuite, page après page, on a les sous-parties de l’ensemble. On a donc un certain nombre de pages, un certain nombre de fichiers PDF, chacun étant une page. Ensuite, il faut simplement les associer ensemble, les rassembler. Pour ça, il y a pas mal d’outils sur internet qui permettent de rassembler plusieurs fichiers PDF ensemble. Moi, personnellement, j’utilise un logiciel que j’ai acheté, que j’ai installé sur mon ordinateur, qui s’appelle PDF Exchange Standard, et qui me permet, après avoir imprimé la première page en PDF, d’imprimer la deuxième page, qui a le même nom, et le logiciel me demande si je veux remplacer le fichier précédent ou si je veux que ça ajoute une deuxième page au fichier préexistant. Ce que je fais. Donc, finalement, une fois que j’ai imprimé les pages les unes après les autres, j’ai un fichier PDF complet avec toutes les pages. Cet export en PDF prend un petit peu de temps, mais ça reste très rapide, et ça crée des documents tout à fait exploitables, imprimables, qui peuvent être utilisés dans des bilans, des synthèses, etc