Nous accompagnons les structures culturelles à construire elles-mêmes leurs outils de travail : base de contacts qualifiés et partagés, suivi des projets et des structures, gestion d’un événement ou d’un festival. L’outil est conçu avec l’équipe à partir de ses données réelles, développé en logiciels libres avec l’aide des intelligences artificielles, hébergé chez vous, et l’équipe est formée à le faire évoluer elle-même. Le critère qui guide ce travail depuis vingt ans : ce qui a été construit doit continuer à servir une fois l’accompagnement terminé.
Votre situation
Votre structure fonctionne avec des outils qui rendent service, mais qui se sont accumulés sans plan d’ensemble : des tableurs démultipliés, des fichiers qui circulent par courriel, des logiciels standards dont vous n’utilisez qu’une part et qui vous imposent leur logique, parfois un prestataire à qui il faut réexpliquer le métier à chaque évolution, et qui facture chaque évolution. Les données existent, mais elles sont éparpillées entre les personnes et les services ; quand une personne quitte la structure, elle emporte avec elle ce qu’elle seule savait. Personne, dans l’équipe, ne peut raconter avec précision, chiffres et documents à l’appui, tout ce que les équipes successives ont accompli dans le lieu au fil des années, avec qui, pour qui.
Une habitude professionnelle aggrave cette situation : dans le secteur culturel, l’outil de travail est tenu pour une affaire de techniciens, une question subalterne qu’on délègue. Nous faisons le constat inverse, éprouvé sur le terrain : travailler ses outils fait partie du métier. Benoît Labourdette a fondé et dirigé le Festival Pocket Films ; le festival a pu porter son ambition parce que son outil métier, construit pour lui, a grandi avec lui pendant six ans. Un outil pensé depuis le métier élargit ce que les équipes peuvent entreprendre.
Ce que vous obtenez
- Un outil exactement adapté à votre activité et à son vocabulaire, construit à partir de vos données et de vos usages réels, observés avec vous.
- Une base partagée par toute l’équipe, accessible depuis les ordinateurs et les téléphones, y compris à distance de façon sécurisée, avec un historique des actions et une qualification fine des contacts, dans le respect du RGPD.
- Un hébergement souverain et sobre : vos données restent chez vous, sur un simple serveur de fichiers (NAS) ou un petit serveur, sans abonnement à une plateforme ni dépendance à un éditeur.
- Des données structurées en formats ouverts et documentés, qui resteront lisibles et réutilisables dans dix ans, dans vingt ans, quels que soient les logiciels d’alors. C’est aussi grâce à cette structuration que l’équipe pourra, un jour, raconter l’histoire du lieu.
- Une équipe formée, capable de faire évoluer l’outil elle-même au fil de l’usage, sans que personne ne devienne informaticien.
- Du temps de travail rendu disponible pour les missions qui comptent.
Comment nous travaillons
Nous commençons par cartographier les données avec l’équipe, dans des réunions préparées où chacun·e a la parole : quelles informations circulent, entre qui, sous quelles formes, avec quels manques et quels doublons. Cette cartographie est déjà un travail d’intelligence collective sur le métier lui-même ; c’est ainsi qu’aux Lilas, avec la direction de l’action culturelle, nous avons dessiné la carte des données avant de construire quoi que ce soit, et découvert au passage un temps de travail considérable perdu faute de données partagées.
Vient ensuite un développement progressif, en logiciels libres, mené avec l’aide des intelligences artificielles. C’est le changement décisif de ces dernières années : la méthode agile, qui consiste à construire par petites étapes en éprouvant chaque étape dans l’usage, peut aujourd’hui être mise en œuvre par les équipes elles-mêmes, l’IA prenant en charge l’écriture du code. Là où il fallait auparavant s’appuyer sur un éditeur de logiciel, et rester dépendant de lui, on construit désormais un outil entièrement libre, que l’on comprend et que l’on possède. Nous formons l’équipe en situation, sur ses propres données : ce qu’est un serveur, où vit le logiciel, comment demander une évolution à l’IA et la vérifier. L’autonomie de l’équipe est l’objectif explicite de l’accompagnement.
Cette démarche, nous la pratiquons depuis vingt ans, en la faisant évoluer avec les techniques disponibles. Les outils métier accompagnés il y a quinze ans chez Cinémas 93 ou à Périphérie servent toujours aujourd’hui [récits à venir : art2098 et art2097 en préparation] ; les bases de données construites avec l’équipe de l’ACID ont soutenu le fonctionnement interne de l’association et la pérennité de ses contenus ; en 2020, nous avons accompagné la société de production Drôle de Trame dans la mise en place de son serveur de fichiers partagé. Plus récemment, Benoît Labourdette a accompagné la plasticienne Virginie Houdet à reprendre la main sur son propre site web avec l’aide des intelligences artificielles, jusqu’à ce qu’elle le fasse évoluer seule. Les intelligences artificielles abaissent radicalement le seuil d’accès à ce principe ancien : ce qui demandait un développeur demande aujourd’hui une méthode, un cadre, et quelqu’un qui accompagne les premiers pas.
Nous éprouvons cette démarche sur nous-mêmes : l’agence suit ses contacts, ses projets et ses structures partenaires avec un outil construit ainsi, hébergé sur un simple NAS et accessible à distance de façon sécurisée.
Références
- Expérimenter ensemble pour devenir autonomes : sept années avec la direction de l’action culturelle des Lilas : cartographie des données, construction de deux outils métier avec les équipes, formations d’appropriation, autonomie.
- Site web www.lacid.org + Bases de données : bases de données de fonctionnement (films, sélections, contacts, newsletter) construites sur un an et demi avec l’équipe.
- Site web www.festivalpocketfilms.fr : la reprise en main du site du festival, quand les devis demandés aux prestataires se sont révélés trop élevés.
Ressources pour approfondir la démarche :
