World Café

Le World Café est une technique d’intelligence collective qui favorise la création collaborative d’idées et de projets concrets. Par rotations successives, des groupes enrichissent différentes thématiques, permettant à chaque participant de contribuer à l’ensemble des réflexions dans un cadre structuré mais flexible.

World café ?

Vous avez sans doute déjà entendu parler, si ce n’est participé ou organisé par vous-même, à un World Café. C’est une technique d’intelligence collective éprouvée, mais qu’on peut décliner à sa manière. Ma version, qui a pour moi fait ses preuves dans un grand nombre de situations professionnelles, est une adaptation personnelle de cette méthode.

Le World Café est utile quand on a besoin de créer collectivement des idées, des pistes de travail ou des projets. C’est un exercice qui peut amener à ce qu’en découlent des actions concrètes, ce qui est plusieurs fois arrivé dans les World Cafés que j’ai organisés.

Exemple concret

Prenons un exemple : un certain nombre de responsables culturels de plusieurs instituts français d’une zone géographique ont participé à un World Café que j’avais organisé. L’objectif était de définir ensemble des projets de diffusion cinématographique qui puissent à la fois mieux toucher les publics visés et permettre une synergie entre les différents instituts.

Étape 1 : Le brainstorming collectif

La première étape, pour moi, dans un World Café, est de faire un brainstorming en collectif. Je le fais en utilisant le mind mapping. Cela permet de définir, en collectif, des pistes concrètes de travail ou des thématiques précises qui seront ensuite approfondies dans leurs détails par les groupes de travail. On peut aussi imposer des thèmes pour un World Café, bien sûr, mais dans l’exemple que je prends, il n’y avait pas de thème imposé. Le brainstorming général a permis de faire émerger des idées, par exemple :

• Organiser un événement commun pendant le Festival de Cannes pour profiter de la communication internationale de ce festival dans les antennes régionales à l’étranger.
• Mieux organiser les circulations de films et de leurs réalisateurs sur les territoires, etc.
• Il était donc nécessaire de commencer par ce brainstorming.

Étape 2 : Organisation des tables

Après ce brainstorming, on dispose des tables. Chaque table correspond à une des thématiques de travail. On divise l’ensemble des participants en autant de groupes qu’il y a de tables. Chaque table a un hôte ou hôtesse qui va l’animer et prendre des notes. L’idée initiale est que chaque groupe contribue à chacune des thématiques.
Imaginons qu’il y ait quatre thématiques (quatre tables) et une trentaine de personnes. Cela fait à peu près quatre groupes de huit personnes. Pendant vingt minutes, ils se placent chacun à une table et vont ensemble élaborer leurs réflexions, propositions ou pistes concrètes pour répondre à la question ou à la thématique posée. Ils ont à leur disposition de grandes feuilles de papier, des feutres, et l’hôte de table prend en note toutes leurs élaborations.

Étape 3 : Rotation des groupes

Au bout de 20 minutes, les groupes tournent et vont à une autre table. Quand ils arrivent à l’autre table, l’hôte de table leur fait une rapide synthèse de ce qui a été élaboré pendant le premier tour. Par ailleurs, les écrits sont conservés, ce qui permet aux nouveaux arrivants de ne pas répéter des choses qui auraient déjà été dites et de venir enrichir la réflexion commencée par le groupe précédent. Ensuite, un troisième tour, puis un quatrième tour : ainsi, toutes les personnes contribuent à chaque table.

Étape 4 : Pause et préparation de la restitution

Enfin, on fait une pause d’au moins un quart d’heure. Pendant cette pause, les hôtes de table préparent leur restitution publique au moyen d’une représentation graphique du projet.

Étape 5 : Restitution collective

Chaque hôte de table présente collectivement ce qui a été élaboré en cinq à dix minutes, suivi d’un débat d’une dizaine de minutes sur le sujet, afin de l’enrichir. Dans l’exemple que j’ai pris, des projets très concrets sont nés de ce World Café et ont été réalisés au sein des instituts français.

Conseils pour l’animation

Si on mène cet exercice avec écoute, notamment en termes de rythme (si par exemple on se rend compte que les personnes ont besoin de 25 ou 30 minutes plutôt que 20 minutes), il faut être en capacité d’être souple et de s’adapter. Il faut vraiment accompagner les personnes, et dans ce cas-là, ça peut vraiment produire des choses très riches. Il ne faut pas être rigide sur l’organisation.